El Nuevo Office 365

Después de casi un año estoy retomado el escribir y actualizar mi blog, actualmente estoy demasiado ocupado con el trabajo, el día a día me consume totalmente pero es hora de retomar uno de mis pasatiempos más constructivos: ayudar con este blog a otro tipo de usuarios que no están tan inmersos en el mundo de la tecnología.

El tema del que voy a escribir hoy es el tema que me consume en el día a día, les voy a hablar de Office 365 en unas cuántas líneas de acuerdo a la experiencia que tengo con esta plataforma de colaboración.

Primero que nada me gustaría comentarles que luego de trabajar como Ejecutivo comercial en G&S Gestión y Sistemas descubrí que el puesto de ejecutivo comercial no iba conmigo, por así decirlo no me gustaba el tipo de trabajo que realizaba, luego de conversar con varios compañeros y algunos amigos decidí cambiar de rol en la empresa y pasé a trabajar en la creación de demos y entornos de colaboración con SharePoint Server agregando algunos componentes de Silverlight en mis demostraciones, hasta que hice una demostración para Telefónica que se convirtió en un proyecto de regular del que solo participé en las 2 primeras fases, a inicios del 2012 empecé a trabajar en Microsoft Perú como Information Worker Specialist para el segmento EPG es decir era especialista en la plataforma de productividad Microsoft SharePoint, Office 365, Lync y Exchange, consultor en Soluciones de colaboración y optimización de recursos, especialista en escenarios de Compete de Office 365.

Fue en Microsoft donde empecé a crear demos, probar y experimentar a Office 365, a continuación les contaré la experiencia que he tenido con esta suite de productividad.

 

Primero que nada Office 365 no es la nueva versión de la suite de escritorio de Office, Office 365 es una plataforma de productividad y colaboración, que consiste en el alquiler de servicios empresariales de clase mundial a través de una suscripción incluyendo:

• Correo Electrónico: Basado en Exchange Online permitiendo obtener correo electrónico, calendario, contactos y tareas en un servicio centralizado de tipo empresarial que incluyendo AntiSpam y capacidades de colaboración extendidas como Agendas compartidas, Acceso delegado, Políticas de retención avanzadas.
• Portal Corporativo: SharePoint Online habilita Servicios basados en Cloud para crear sitios para conectar colegas, socios y clientes, permite crear los siguientes servicios en la empresa:
  • Sitio Web Público:
    
  • Portal de Intranet:
    
  • Portal de Extranet
• Mensajería Instantánea y reuniones en Línea: Lync Online: Basados en Cloud mensajería instantánea, presencia y reunión en línea experiencias con, PC audio, video conferencias y compartir pantalla.
• Microsoft Office Profesional Plus: perfectamente conectado y entregado con servicios Cloud — para la productividad mejor experiencia a través de la PC, Mac, teléfono y navegador. (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome)

En resumen Office 365 es la plataforma corporativa que fortifica y extiende las comunicaciones, productividad y optimización de tiempo en la organización habilitando nuevas funcionalidades de Office en la PC, es decir permite aprovechar al máximo a Office en el escritorio.

¿Qué hay de nuevo en Office 365?

Algo importante a tener en cuenta es que Office 365 es el resultado del compromiso en innovación tecnológica que Microsoft viene manteniendo a o largo de la historia, quisiera hacer un paréntesis para comentarles un poco acerca del cambio que Microsoft ha realizado a lo largo del 2012, estoy hablando de la renovación de Skype, SQL, Xbox, Windows Phone 8, Windows 8, Office 2013, Bing, el lanzamiento de Microsoft Surface, Visual Studio, Xbox Live, Office 365, Windows Azure, Windows Server, Kinect, Etc. Todos los productos han sido actualizados agregando funcionalidades para aprovechas las bondades de la nube, en este video resume lo que pasó en el 2012:

Office 365 ha sido creado para habilitar la nueva era de comunicaciones en la empresa, dependiendo del tipo de suscripción podemos contar con diversas opciones que habilitan una colaboración completa en la empresa extendiendo las comunicaciones a nuevas maneras de comunicación, incluyendo una red social corporativa, integración de la mensajería instantánea interna con Skype, acceso desde cualquier dispositivo (Este es un punto especial a tener en cuenta ya que Microsoft no restringe el dispositivo ni el navegador para mostrar la información de tu organización, puedes acceder desde tu laptop con cualquier navegador actualizado) permitiéndote colaborar desde cualquier lugar sin necesidad de conectarse vía VPN o tener una red extendida de nuestra empresa.

Uno de los cambios más importantes que se han realizado en este nueva versión de Office 365 es el cambio de interface, en el mundo de hoy donde ya es normal utilizar dispositivos táctiles de cualquier tamaño, la nueva interface agregó una barra en la parte superior que nos permite movilizarnos entre las aplicaciones de la empresa:

Outlook.- Acceso al correo corporativo con la interface de Outlook Desktop, es decir podemos ver hasta nuestra tareas sincronizadas con Outlook Web App, es decir lo mismo que vemos en nuestra pc lo veremos en la web.

Calendario.- Nuestro calendario corporativo y el de mis compañeros lo puedo visualizar desde la web, crear calendarios o agregarlos desde la libreta de elecciones

Personas.- En esta opción pueden ver la lista de sus contactos almacenados en su correo, la ventaja de mantenerlos en la nube es que los tendremos sincronizado con nuestros dispositivos (Teléfono, Tablet, Laptop).

Suministro de Noticias.- En esta sección podemos visualizar nuestro muro de noticias desde donde podemos publicar algún mensaje o noticia que necesitemos compartir con los contactos o colegas, responder consultas o compartir una foto con l empresa.

Skydrive.- Acceso a documentos alojados en un repositorio en línea desde el cual podemos compartir el acceso con compañeros de trabajo específicos para cada ubicación, con diversos niveles de permisos (Lectura, Colaboración o Sin acceso).

Sitios.- En esta sección podremos visualizar las diversas colecciones de Sitios (Intranet, Sitio de Proyectos, etc.)

A continuación pueden ver el detalle de la interface:

Al ser una plataforma nube permite que los suscriptores consumamos las aplicaciones de Office escritorio en cualquier PC es decir puedo consumir Office en demanda (Sin necesidad de instalarlos), este es el perfil perfecto para el tipo de usuario viajero por que lleva Office en su versión completa y actualizada a cualquier PC.

Las aplicaciones desarrolladas en nuestra intranet también viajan con nosotros (Gestión documental, automatización de procesos, WorkFlows) habilitando un nuevo modelo de aplicaciones con funcionalidad corporativa en la Nube.

En el caso de medianas o grandes empresas Office 365 habilita niveles corporativos de confiabilidad y seguridad, esto se debe a que está basado en Windows Server con Active Directory, base sobre la cual podemos implementar Active Directory Right Management Services que permite a los suscriptores poder cifrar sus correos electrónicos y los datos adjuntos, es decir si los usuarios enviaron por error un correo con RMS a la persona que no debería recibirlo, el receptor no podrá visualizar el correo ni el archivo adjunto por que no pertenece a la organización(Depende del tipo de regla de seguridad que se haya creado).

También podemos administrar estas reglas para que los receptores solo puedan leer el mail(Sin posibilidad de re-enviar, copiar, imprimir o capturar la pantalla), de esta manera podemos controlar mucho más el tránsito de la información sensible dentro de la empresa.